BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Korespondensi searti dengan surat-menyurat.
Korespondensi adalah suatu kegiatan
atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang
dilakukan dengan saling berkiriman surat dari satu pihak kepada pihak lain
dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama
perseorangan (individu).
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
secara tertulis dari pihak yang satu
kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif,
maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan
salah arti pada pihak penerima.
Gagasan yang dituangkan dalam surat dapat berupa
tujuan atau maksud-maksud tertentu antara lain: memeberitahukan,
memperingatkan, menanyakan, menjawab, meminta, menawarkan, memerintahkan,
melaporkan, memanggil, memesan, mengirimkan, menjanjikan, memutuskan, mengantarkan,
dan lain-lain.
Oleh karena itu, korespondensi atau surat
menyurat cukup penting untuk dipelajari dan dipahami karena
sangat berkaitan dengan menejemen dan dengan memahami serta mempelajari korespondensi
kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya ilmiah.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa saja yang
menjadi dasar dalam penyusunan surat?
2.
Apa saja
bagian-bagian surat dan bagaimana fungsinya?
3.
Bagaimana
penggunaan bahasa dalam surat menyurat?
C.
Tujuan
Penulisan
1.
Mengetahui dan
memahami dasar surat menyurat.
2.
Mengetahui dan
memahami bagian-bagian surat serta fungsinya.
3.
Mengetahui dan
memahami cara penggunaan bahasa dalam surat menyurat.
D.
Kegunaan
Penulisan
1.
Mengetahui
dasar surat menyurat, cara penggunaan bahasa, bagian-bagian dan fungsinya.
2.
Dapat
dijadikan sebagai bahan belajar membuat surat resmi.
3.
Bahan
untuk diskusi.
4.
Menambah
khazanah ilmu pengetahuan.
5.
Mengerjakan
salah satu tugas bahasa indonesia.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Dasar Surat Menyurat
1.
Pengertian Surat
Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu
sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis
kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha,
oeganisasi, atau lembaga.
Sebagai akibat perkembangan ilmu dan teknologi modern, sudah banyak
sarana komunikasi mutakhir yang lebih cepat dan praktis yang diciptakan
manusia, seperti teleks, telepon, radio, televisi, telegram, dan sebagainya, di
samping surat sebagai sarana komunikasi secara tertulis. Namun sampai sekarang
ini, surat-menyurat masih tetap penting dan diperlukan sebagai suatu
dokumentasi bagi setiap kegiatan dan perkantoran modern, yang belum dapat
tergantikan sepenuhnya oleh sarana komunikasi lainnya.
Kegiatan surat-menyurat disebut korespondensi. Orang yang
mengerjakan kegiatan surat menyurat disebut koresponden. Kegiatan
surat-menyurat dalam suatu organisasi/badan usaha merupakan suatu kegiatan yang
sangat penting, sehingga dapat dikatakan bahwa surat menyurat itu merupakan
urat nadi dalam suatu lembaga/organisasi. Bila kegiatan surat-menyurat itu
berhenti, dapat pula dikatakan badan usaha/lembaga itu berhenti (pasif). Apabila kegiatan surat
menyurat meningkat
dari waktu ke waktu, berarti kegiatan atau usaha lembaga itu
mengalami peningkatan atau kemajuan.
Berdasarkan uraian-uarain tersebut di atas, maka dapat disimpulkan,
bahwa surat adalah buah pikiran seseorang secara pribadi atau seorang
pejabat yang mewakili badan/lembaga yang diutarakan secara tertulis di atas
kertas dan terikat dengan tatacara penulisan tertentu untuk disampaikan kepada
pihak lain, dengan tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang
terkandung dalam pikiran tersebut.
2.
Fungsi Surat
Di tinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga. Fungsi
surat sebagai sarana komunikasi masi memegang peranan penting dalam komunikasi
di antara komunikasi lainnya untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau
lembaga adalah sebagai berikut:
a.
Surat sebagai media komunikasi
Berkomunikasi
berarti mengemukakan buah pikiran/ gagasan/ pesan/ melalui media. Berkirim
surat pada hakikatnya melakukan komunikasi, sehingga tujuan utama penulis surat
tercapai dan mendapat tanggapan dari si penerima surat sesuai dengan informasi
yang ingin disampaikan oleh si penulis surat itu sendiri.
b.
Surat sebagai bahan dokumentasi
Surat
merupakan dokumen tertulis yang memiliki kegunaan sesuai dengan isi yang
terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, surat harus disimpang dengan
sebaik-baiknya, karena surat dapat dipergunakan sebagai alat
pembuktian suatu kegiatan atau keterangan. Surat juga merupakan pedoman kerja
dalam melaksanakan pekerjaan seperti instruksi dan surat keputusan.
c.
Surat sebagai duta suatu lembaga
Surat
sebagai duta atau wakil si penulis surat, berarti dengan perantaraan surat
seakan-akan si penulis hadir dihadapan si penerima (pembaca) surat.
d.
Surat sebagai tanda bukti sejarah
Surat
sebagai bukti sejarah bila dipergunakan sebagai bahan riset untuk mengetahi
keadaan atau aktivitas suatu organisasi/lembaga pada waktu yang lampau.
e.
Surat sebagai tanda bukti
Surat
sebagai tanda bukti tertulis dipergunakan bila sewaktu-waktu terjadi perselisihan
(persoalan) dikemudian hari yang tidak diinginkan antar lembaga atau perorangan yang mengadakan hubungan
surat menyurat (korespondensi).
f.
Surat sebagai alat pengingat
Surat sebagi alat pengingat karena
surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika sewaktu-waktu
diperlukan.
g.
Surat berfungsi menjamin keamanan
Dengan menggunakan surat sebagai sarana komunikasi, maka kerahasiaan
dan keamanan serta keterangan lain dalam segala aktivitas dapat terjamin.
3. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Surat yang baik
haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut: Memahami masalah pokok yang akan disampaikan
Agar dapat menulis surat dengan jelas, pengonsep surat harus
benar-benar menyadari atau memahami dengan baik masalah pokok dan tujuan yang
akan disampaikan serta cara yang terbaik dalam penyampaiannya kepada calon
penerima surat supaya maksud tercapai sesuai yang diinginkan penulis surat.
a.
Menurut tata bahasa yang
baku
Surat sebagai sarana komunikasi resmi tentunya harus menggunakan
bahasa baku agar isi surat mudah dimengerti agar isi suratmudah dimengerti dan
unsur-unsur gramatikanya seperti subjek dan predikat dinyatakan secara tegas
serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat dan benar.
b.
Menggunakan bahasa yang lugas
Bahasa yang digunakan cukup sederhana dan tidak perlu panjang
lebar.
c.
Pilihan kata yang tepat
d.
Pergunakan istilah-istilah yang sudah umum dipakai dalam surat
menyurat dan jangan membuat singkatan-singkatan yang tidak umum dipakai serta
pergunakan bahasa yang sopan dan hormat.
e.
Pemilihan bentuk surat yang tepat Surat
sebagai sarana komunikasi tertulis sebaiknya menggunakan bentuk yang menarik
sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam bentuk surat yang digunakan.
f. Isi surat hendaknya ditulis secara terperinci dan jelas.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal
berikut:
a. Menetapkann
lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan
kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan,
permintaan, laporan atau hal lain.
b. Menetapkan
urutan masalah yang akan dituliskan.
c. Merumuskan
pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap pembaca.
d. Menghindarkan
sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih- lebih yang tidak
biasa atau singkatan bentuk sendiri.
e. Memperhatikan
dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
f. Mengikuti
pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum
Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam
Bahasa Indonesia.
3.
Bentuk-Bentuk Surat
Ada 7
(tujuh) bentuk dan tataletak penulisan surat resmi yang digunakan di Indonesia.
a.
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk surat
seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
b.
Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk ini adalah yang paling sering digunakan di perusahaan.
Instansi/ lembaga di jajaran Gerakan Pramuka seringkali
menggunakan bentuk ini. Perbedaan dengan Full Block Style ada pada letak tanda
tangan penanggung jawab surat.
c.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
d.
Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang
alamat tujuannya singkat.
e.
Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk
semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.
f.
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph
Style)
g.
Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
Bentuk surat resmi yang digunakan saat
ini adalah bentuk resmi gaya baru ini.
4.
Bagan Bentuk Surat
GAMBAR I BENTUK LURUS
PENUH
(1)
kepala Surat / kop surat
(3) Tanggal surat
(2) Nomor Surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
/ Perihal
(6) Pembuka
Surat
(7) Pembuka Kata
(8) Isi surat/ Alinea Peralihan
(9)
Penutup kata
(10)Penutup
Surat
(11)Nama
Badan
(12)Tanda
tangan
(13)Nama
(14)Jabatan
(15)
Lampiran
(16)
Tembusan
(17)
Inisal
GAMBAR II BENTUK LURUS
PENUH
(1)
kepala Surat / kop surat
(2) Nomor Surat
(3) Tanggal
surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
/ Perihal
(6) Pembuka
Surat
(7) Pembuka Kata
(8) Isi surat/ Alinea Peralihan
(9)
Penutup kata
(10)Penutup
Surat
(11)Nama
Badan
(12)Tanda
tangan
(13)Nama
(14)Jabatan
(15)
Lampiran
(16)
Tembusan
(17)
Inisal
GAMBAR II BENTUK SETENGAH LURUS
(1)
kepala Surat / kop surat
(2) Nomor Surat
(3) Tanggal
surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
/ Perihal
(6) Pembuka
Surat
(7) Pembuka Kata
(8) Isi surat/ Alinea Peralihan
(9)
Penutup kata
(10)Penutup
Surat
(11)Nama
Badan
(12)Tanda
tangan
(13)Nama
(14)Jabatan
(15)
Lampiran
(16)
Tembusan
(17)
Inisal
GAMBAR IV BENTUKLEKUK
(1)
kepala Surat / kop surat
(2) Nomor Surat
(3) Tanggal
surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
/ Perihal
(6) Pembuka
Surat
(7) Pembuka Kata
(8) Isi surat/ Alinea Peralihan
(9)
Penutup kata
(10)Penutup
Surat
(11)Nama
Badan
(12)Tanda
tangan
(13)Nama
(14)Jabatan
(15)
Lampiran
(16)
Tembusan
(17)
Inisal
GAMBAR V BENTUK
TERGANTUNG
(1) kepala Surat / kop surat
(2) Nomor Surat
(3) anggal
surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
/ Perihal
(6) Pembuka
Surat
(7) Pembuka Kata
(8) Isi surat/ Alinea Peralihan
(9)
Penutup kata
(10)Penutup
Surat
(11)Nama
Badan
(12)Tanda
tangan
(13)Nama
(14)Jabatan
(15)
Lampiran
(16)
Tembusan
(17)Inisial
GAMBAR VI BENTUKRESMI
INDONESIA LAMA
(1) kepala Surat / kop surat
(2) Nomor Surat
(3) Tanggal
surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
(6) Hal
/ Perihal
(7) Pembuka
Surat
(8) Pembuka Kata
(9) Isi surat/ Alinea Peralihan
(10)Penutup kata
(11)
Jabatan
(12)Tanda
tangan
(13)Namalengkap
(14)NIP
(15)
Tebusan
GAMBAR VII BENTUKRESMI
INDONESIA BARU
(1) kepala Surat / kop surat
(2) Nomor Surat
(3) Tanggal
surat
(4) Alamat Surat
(5) Hal
(6) Hal / Perihal
(7) Pembuka Surat
(8) Isi surat
(9) Penutup
Kata
(10)
Jabatan
(11)Tanda
tangan
(12)Namalengkap
(13)NIP
(14)
Tebusan
B.
Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya
Setipa surat resmi terdiri atas bagian-bagian yang lengkap, baik
surat niaga maupun surat resmi dinas pemerintahan. Setiap bagian surat
mempunyai fungsi dan cara penulisan.
1.
Kepala surat
Untuk
mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain
mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Dalam
kepala surat yang lengkap tercantum:
a.
Nama lengkap instansi atau badan usaha,
b.
Alamat lengkap,
c.
Nomor telepon, teleks, kotak pos, (jika ada),
d.
Alamat kawat,
e.
Nama kantor cabang,
f.
Nama bangkernya,
g.
Jenis usaha atau aktivitasnya, dan
h.
Gambar-gambar sebagai simbol/larang.
Secara
sederhana dapat dikemukakan fungsi kepala surat sebagai berikut:
a.
Untuk mengetahui nama dan alamat suatu instansi atau lembaga
(pengirim surat),
b.
Sebagai identitas suatu instansi atau lembaga,
c.
Sebagai lambang/simbol suatu instansi atau lembaga, dan
d.
Sebagai alat promosi.
Contoh:
PT
SERBA GUNA
JALAN
NUSANTARA NOMOR 6
MAKASSAR
2.
Nomor surat
Setiap
surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor
verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna
untuk:
a.
Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b.
Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c.
Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d.
Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan)
penyimpanan surat
e.
Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
contoh:
Nomor: 23/FAKSAS.UH/II/2014 atau No. : 23/FAKSAS.UH/II/2014
3.
Tanggal
surat
Tanggal
surat berfungsi:
a.
Untuk memberitahukan kepada si penerima surat,
kapan surat itu ditulis.
b.
Untuk memberikan informasi kepada si penerima
surat, berapa lama itu diperjalanan
Contoh:
24 Mei 2014
Nama
kota tidak perlu dicantumka dan tanpa tanda baca dibelakangnya.
4.
Lampiran
Surat
yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat
perlu dituliskan kata Lampiran atau singkatan lamp. yang diikuti titik dua
(:) kemudian jumlah yang dilampirkan
dan nama barang yang dilampirkan serta tidak diikuti tanda baca.
Untuk
surat resmi ada dua cara yaitu di bawah nomor (surat resmi) dan di kiri bawah
(surat niaga).
5.
Hal atau
perihal
Sebaiknya
pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis),
selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut.
Hal
surat berguna untuk
a. Menyimpulkan
isi surat,
b. Mempermudah si penerima dalam membahas
masalah,
Contoh
Hal : Jadwal Ujian Semester, Hal : JADWAL UJIAN
SEMESTER
6. Nama dan alamat surat
Dalam
surat menyurat resmi bahasa indonesia, alamat surat dimulai dengan kata depan kepada
tanpa tanda baca. Di muka nama orang dicantumkan ucapan
penghormatan
yang terhormat ( Yth.), kemudian dituliskan kata sebutan saudara (Sdr.),
Bapak, Ibu Tuan (Tn.). Jika disebutkna nama jabatannya, maka tidak perlu
memakai sebutan dan tanpa tanda titik.
Nama
jalan hendaknya ditulis lengkap. Nama kota biasanya didahului kata depan di
sebagai pengantar nama kota boleh dihilangkan. Nama kota digaris bawahi secara
berimpit atau nama kota ditik dengan menggunakan huruf besar semuanya tanpa
digaris bawahi dan tidak diikuti tanda baca.
Comtoh:
Kepada atau
Yth.
Sdr. Ahmad Ruyadi Kepada
Jalan
Masjid Raya Nomor 35 Yth.
Sdr. Drs. Nur Ainun
Di Jln.
Salemba Raya No. 76
Makassar
JAKARTA
7. Pembuka surat atau salam pembuka
Salam
pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk
surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam
pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat,
Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat.
8.
Pembuka
kata atau alinea pembuka
Merupakan
pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada
pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat yang
bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
a. Dengan
ini kami beritahukan bahwa ……
b. Bersama
ini kami lampirkan …..
c. Kami
mengundang …..
d. Sesuai
dengan pemberitahuan ….
e. Dengan
sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
f. Perkenankanlah
kami melaporkan
g.
Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Orang
sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini”dalam menulis
surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu
yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
a. Sehubungan
dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
b. Membahas
surat Saudara tanggal….. No. ...
c. Memenuhi
permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
d. Memperhatikan
surat Saudara tanggal ... No. ...
e.
Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami
terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……
9.
Isi
surat atau alinea peralihan
Isi atau
pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan,
ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima
surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya
singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang
dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu
haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada
kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja.
Isi
surat hendaknya disusun dengan baik, untuk itu perlu diperhatikan pedoman di
bawah ini
a.
Tetapkan dahulu maksud yang akan disampaikan,
diberitahukan, dikemukakan, diminta, atau dinyatakan secara jelas,
b.
Tetapkan urutan isi surat itu secara sistematis
dan logis,
c.
Tuliskan isi surat iti dalam alinea-alinea yang
jelas,
d.
Hendaknya dihindari penggunaan akronimdan
singkatan yang belum lasim,
e.
Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang benar
dan tepat, sederhana, lugas, sopan, logis, dan menarik.
f.
Bentuk surat yang tepat dan menarik,
g.
Ketikan yang serapi-rapinya.
10.
penutup
kata atau alinea penutup
Merupakan
kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea
penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih
kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
a. Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Kami
berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terimakasih.
c. Sambil
menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
d. Demikian
laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
e.
Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan
ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
11.
Salam
penutup atau penutup surat
Fungsi
salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim
terhadap penerima surat. Contoh:
Hormat kami, Salam kami, Wassalam.
Pada
surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup
disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di
bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk
Pegawai (NIP).
12.
Nama
terang dan jabatan penanda tangan surat
Surat
resmi dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Nama terang
penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan menggunakan huruf besar
pada awal pada awal setiap kata dan diberi garis bawah atau menggumakan huruf
besar semuanya tanpa digaris bawah serta tidak diikuti tanda baca apa pun di
belakang nama penanda tangan. Penempatan nama jabatan dalam surat dinas
pemerintahan, nama jabatan ditulis lebih dahulu baru diikuti nama
terang
dibawahnya. Sedangkan dalam surat niaga, jabatan ditempatkan dibawah nama
penanda tangan. Contoh
Surat
dinas Surat
niaga
Rektor, Hormat
kami
Prof.
Dr. H. Syaifullah Burhan, M. Sc. H.
Akhmad Syrif M., S.H
NIP
130183125 Direktur
13.
Tembusan
Tembusan
(c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke .beberapa
instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.
Kata tembusan di tuliskan di sebelah kiri bawah
Contoh:
Tembusan:
1.
Yth. Dirjen Pendidikan Tinggi
2.
Yth. Dirjen Kebudayaan
14. Inisial
Inisial
atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat
dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula
pengetiknya,
sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.
C.
Bahasa
Surat
Bahasa
surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1.
Bahasa baku
2.
Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3.
Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa
surat
4.
Efektif dan efisien
5.
Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri
paragraf yang baik:
a.
mengandung kesatuan isi
b.
kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan
gagasan pokok
6.
Bernalar
7.
Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
8. Taat asas
Contoh
Surat
PT
PUSPA RAYA
Jalan Manggis
Merah 55
Jakarta
Nomor :112/PR/V-03
Lamp :2 (dua) lembar
Perihal :Pengiriman Pesanan Kompor
Kepada
Yth. Sdr. Andri
Kusumastuti
Tokoh Indah Ria
Jalan Semangka
132
Jambi
Dengan hormat
Memenuhi
pesanan surat Saudara nomor 57/IR/V/03 tanggal 2 Mei 2003 tentang pesanan 50
buah kompor gas, maka dengan ini kami ucapkan terima kasih dan barang tersebut
dalam persediaan kami.
Kami
akan mengirimkannya ke alamat saudara dengan kapal J-S primaga, pada tanggal 16
Mei 3003. Kompor itu kami pak dalam lima peti yang kuat. Setiap peti berisi 10
kompor, tiap-tiap peti kami beri kode dan nomor KG-1 s.d KG-5.
Bersama
ini kami lampirkan selembar faktur dan selembar packinglist. Kami berharap
barang tersebut sampai di tempat dengan selamat. Dan sesudahnya sisa pembayaran
40% segera dikirimkan melalui BNI 46
sesuai dengan janji Saudara.
Atas pesanan Saaudara kami
mengucapkan terima kasih. Kami tunggu pesanan selanjutnya.
Hormat kami
Yuli
Pratama
Menejer
Penjualan
Tembusan:
Yth. Direktur PT Puspa Raya
YP/AM
BAB
III
PENUTUP
A.
Simpulan
1.
Dasar surat menyurat
a.
Pengertian surat
Kata
surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana
komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada
orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha,
oeganisasi, atau lembaga.
b.
Fungsi surat
Ø Surat sebagai
media komunikasi,
Ø Surat sebagai
bahan dokumentasi,
Ø Surat sebagai
duta suatu lembaga,
Ø Surat sebagai
tanda bukti sejarah,
Ø Surat sebagai
tanda bukti,
Ø Surat sebagai
alat pengingat,
Ø Surat berfungsi
menjamin keamanan.
c.
Syarat-syarat surat yang baik
Ø Memahami
masalah pokok yang akan disampaikan
Ø Menurut tata
bahasa yang baku
Menggunakan bahasa yang lugas
Ø Pilihan kata
yang tepat
Ø Pergunakan
istilah-istilah yang sudah umum dipakai dalam surat menyurat
Ø Pemilihan
bentuk surat yang tepat
Ø Isi surat
hendaknya ditulis secara terperinci dan jelas.
d.
Bentuk-bentuk surat
Ø
Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Ø
Bentuk Lurus (Block Style)
Ø
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Ø
Bentuk Lekuk (Indented Style)
Ø
Bentuk Resmi (Official Style)
Ø
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph
Style)
Ø
Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
2.
Bagian-bagian surat dan fungsinya
a.
Kepala surat h.
Pembuka kata atau alinea pembuka
b.
Nomor surat i.
Isi surat atau alinea peralihan
c.
Tanggal surat j.
Penutup kata atau alinea penutup
d.
Lampiran k.
Salam penutup atau penutup surat
e.
Hal atau perihal l. Nama terang dan jabatan penanda tangan
f.
Nama dan alamat surat m.
Tembusan
g.
Pembuka surat atau salam pembuka n.
Iinisial
3.
Bahasa Surat
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
a.
Bahasa baku
b. Bahasa
jelas atau tidak bermakna ganda
c. Lugas:
tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
d. Efektif
dan efisien
e.
Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1
paragraf
B.
Saran
Korespondensi atau
surat menyurat cukup penting untuk dipelajari dan dipahami karena
sangat berkaitan dengan menejemen. Dengan memahami serta mempelajari
korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya
ilmiah.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat
resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang
baik. Oleh karena itu, pahamilah
aturan-aturan
tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam
menyusun surat.
Dengan
terselesaikannya makalah ini sebagai bahan diskusi dan memenuhi salah satu
tugas dari mata kuliah Bahasa Indonesia kami berharap dapat menambah pengetahun
kepada pembaca dan terkhusus kapada penulis.
Maka
dari itu, kami lebih berharap kepada peserta diskusi ataupun pembaca makalah
ini dapat berperan aktif dalam diskusi dengan materi yang kami paparkan yaitu
Korespondensi Bahasa Indonesia.
Kami menyadari bahwa, dalam
makalah ini terdapat kekurangan dan kesalahan baik dalam penyusunan
maupun penulisan. Maka dari itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari
Dosen pembimbing serta rekan-rekan mahasiswa demi kesempurnaan makalah ini
serta makalah yang akan kami buat selanjutnya.
BAB III
PENUTUP
C.
Simpulan
4.
Dasar surat menyurat
e.
Pengertian surat
Kata surat berasal dari bahasa Arab,
yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan
atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan
perorangan, badan usaha, oeganisasi, atau lembaga.
f.
Fungsi surat
Ø Surat sebagai
media komunikasi,
Ø Surat sebagai
bahan dokumentasi,
Ø Surat sebagai
duta suatu lembaga,
Ø Surat sebagai
tanda bukti sejarah,
Ø Surat sebagai
tanda bukti,
Ø Surat sebagai
alat pengingat,
Ø Surat berfungsi
menjamin keamanan.
g.
Syarat-syarat surat yang baik
Ø Memahami
masalah pokok yang akan disampaikan
Ø Menurut tata
bahasa yang baku
Ø Menggunakan
bahasa yang lugas
Ø Pilihan kata
yang tepat
Ø Pergunakan
istilah-istilah yang sudah umum dipakai dalam surat menyurat
Ø Pemilihan
bentuk surat yang tepat
Ø Isi surat
hendaknya ditulis secara terperinci dan jelas.
h.
Bentuk-bentuk surat
Ø
Bentuk Lurus Penuh (Full
Block Style)
Ø
Bentuk Lurus (Block Style)
Ø
Bentuk Setengah Lurus (Semi
Block Style)
Ø
Bentuk Lekuk (Indented
Style)
Ø
Bentuk Resmi (Official
Style)
Ø
Bentuk Alinea Menggantung
(Hanging Paragraph Style)
Ø
Bentuk Surat Resmi Gaya
Baru
5.
Bagian-bagian surat dan fungsinya
h.
Kepala surat h.
Pembuka kata atau alinea pembuka
i.
Nomor surat i.
Isi surat atau alinea peralihan
j.
Tanggal surat j.
Penutup kata atau alinea penutup
k.
Lampiran k.
Salam penutup atau penutup surat
l.
Hal atau perihal l. Nama terang dan jabatan penanda tangan
m. Nama dan alamat
surat m. Tembusan
n.
Pembuka surat atau salam pembuka n.
Iinisial
6.
Bahasa Surat
Bahasa surat
harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
f.
Bahasa baku
g.
Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
h.
Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi,
mengikuti perkembangan bahasa surat
i.
Efektif dan efisien
j. Bahasa
padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
D.
Saran
Korespondensi
atau surat menyurat cukup penting untuk dipelajari dan dipahami karena
sangat berkaitan dengan menejemen. Dengan memahami serta mempelajari
korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya
ilmiah.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat
resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang
baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta
milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.
Dengan
terselesaikannya makalah ini sebagai bahan diskusi dan memenuhi salah satu
tugas dari mata kuliah Bahasa Indonesia kami berharap dapat menambah pengetahun
kepada pembaca dan terkhusus kapada penulis.
Maka dari
itu, kami lebih berharap kepada peserta diskusi ataupun pembaca makalah ini
dapat berperan aktif dalam diskusi dengan materi yang kami paparkan yaitu
Korespondensi Bahasa Indonesia.
Kami
menyadari bahwa, dalam makalah ini terdapat
kekurangan dan kesalahan baik dalam penyusunan maupun penulisan. Maka dari itu,
kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari Dosen pembimbing serta
rekan-rekan mahasiswa demi kesempurnaan makalah ini serta makalah yang akan
kami buat selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Suprapto, S. Pd. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Bahasa
Indonesia. Bandung: Mandar Maju, 2006.
Yusuf, Nurdin dan Tansil, H. Lucia. Korespondensi Bahasa
Indonesia. Makassar: PT, 1997.