makalah korespondensi

 BAB I

PENDAHULUAN

A.       Latar Belakang

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu     kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu).

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari    pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar   komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Gagasan yang dituangkan dalam surat dapat berupa tujuan atau maksud-maksud tertentu antara lain: memeberitahukan, memperingatkan, menanyakan, menjawab, meminta, menawarkan, memerintahkan, melaporkan, memanggil, memesan, mengirimkan, menjanjikan, memutuskan, mengantarkan, dan lain-lain.

Oleh karena itu, korespondensi atau surat menyurat  cukup  penting untuk dipelajari dan dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen dan dengan memahami serta mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya ilmiah.

B.      Rumusan Masalah

1.    Apa saja yang menjadi dasar dalam penyusunan surat?

2.    Apa saja bagian-bagian surat dan bagaimana fungsinya?

3.    Bagaimana penggunaan bahasa dalam surat menyurat?

C.    Tujuan Penulisan

1.       Mengetahui dan memahami dasar surat menyurat.

2.       Mengetahui dan memahami bagian-bagian surat serta fungsinya.

3.       Mengetahui dan memahami cara penggunaan bahasa dalam surat menyurat.

D.   Kegunaan Penulisan

1.         Mengetahui dasar surat menyurat, cara penggunaan bahasa, bagian-bagian dan fungsinya.

2.         Dapat dijadikan sebagai bahan belajar membuat surat resmi.

3.         Bahan untuk diskusi.

4.         Menambah khazanah ilmu pengetahuan.

5.         Mengerjakan salah satu tugas bahasa indonesia.

BAB II

PEMBAHASAN

A.       Dasar Surat Menyurat

1.        Pengertian Surat

Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, oeganisasi, atau lembaga.

Sebagai akibat perkembangan ilmu dan teknologi modern, sudah banyak sarana komunikasi mutakhir yang lebih cepat dan praktis yang diciptakan manusia, seperti teleks, telepon, radio, televisi, telegram, dan sebagainya, di samping surat sebagai sarana komunikasi secara tertulis. Namun sampai sekarang ini, surat-menyurat masih tetap penting dan diperlukan sebagai suatu dokumentasi bagi setiap kegiatan dan perkantoran modern, yang belum dapat tergantikan sepenuhnya oleh sarana komunikasi lainnya.

Kegiatan surat-menyurat disebut korespondensi. Orang yang mengerjakan kegiatan surat menyurat disebut koresponden. Kegiatan surat-menyurat dalam suatu organisasi/badan usaha merupakan suatu kegiatan yang sangat penting, sehingga dapat dikatakan bahwa surat menyurat itu merupakan urat nadi dalam suatu lembaga/organisasi. Bila kegiatan surat-menyurat itu berhenti, dapat pula dikatakan   badan usaha/lembaga itu berhenti (pasif). Apabila kegiatan surat menyurat meningkat

 dari waktu ke waktu, berarti kegiatan atau usaha lembaga itu mengalami peningkatan   atau kemajuan.

Berdasarkan uraian-uarain tersebut di atas, maka dapat disimpulkan, bahwa    surat adalah buah pikiran seseorang secara pribadi atau seorang pejabat yang mewakili badan/lembaga yang diutarakan secara tertulis di atas kertas dan terikat dengan tatacara penulisan tertentu untuk disampaikan kepada pihak lain, dengan tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pikiran tersebut.

2.        Fungsi Surat

Di tinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga. Fungsi surat sebagai sarana komunikasi masi memegang peranan penting dalam komunikasi di antara komunikasi lainnya untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga adalah sebagai berikut:

a.         Surat sebagai media komunikasi

Berkomunikasi berarti mengemukakan buah pikiran/ gagasan/ pesan/ melalui media. Berkirim surat pada hakikatnya melakukan komunikasi, sehingga tujuan utama penulis surat tercapai dan mendapat tanggapan dari si penerima surat sesuai dengan informasi yang ingin disampaikan oleh si penulis surat itu sendiri.

b.        Surat sebagai bahan dokumentasi

Surat merupakan dokumen tertulis yang memiliki kegunaan sesuai dengan isi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, surat harus disimpang dengan

 sebaik-baiknya, karena surat dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu kegiatan atau keterangan. Surat juga merupakan pedoman kerja dalam melaksanakan pekerjaan seperti instruksi dan surat keputusan.

c.         Surat sebagai duta suatu lembaga

Surat sebagai duta atau wakil si penulis surat, berarti dengan perantaraan surat seakan-akan si penulis hadir dihadapan si penerima (pembaca) surat.

d.        Surat sebagai tanda bukti sejarah

Surat sebagai bukti sejarah bila dipergunakan sebagai bahan riset untuk mengetahi keadaan atau aktivitas suatu organisasi/lembaga pada waktu yang lampau.

e.         Surat sebagai tanda bukti

Surat sebagai tanda bukti tertulis dipergunakan bila sewaktu-waktu terjadi perselisihan (persoalan) dikemudian hari yang tidak diinginkan antar lembaga  atau perorangan yang mengadakan hubungan surat menyurat (korespondensi).

f.         Surat sebagai alat pengingat

Surat sebagi alat pengingat karena  surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

g.         Surat berfungsi menjamin keamanan

Dengan menggunakan surat sebagai sarana komunikasi, maka kerahasiaan dan keamanan serta keterangan lain dalam segala aktivitas dapat terjamin.

3. Syarat-Syarat Surat yang Baik

     Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut: Memahami masalah pokok yang akan disampaikan

Agar dapat menulis surat dengan jelas, pengonsep surat harus benar-benar menyadari atau memahami dengan baik masalah pokok dan tujuan yang akan disampaikan serta cara yang terbaik dalam penyampaiannya kepada calon penerima surat supaya maksud tercapai sesuai yang diinginkan penulis surat.

a.     Menurut tata bahasa yang baku

Surat sebagai sarana komunikasi resmi tentunya harus menggunakan bahasa baku agar isi surat mudah dimengerti agar isi suratmudah dimengerti dan unsur-unsur gramatikanya seperti subjek dan predikat dinyatakan secara tegas serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat dan benar.

b.    Menggunakan bahasa yang lugas

Bahasa yang digunakan cukup sederhana dan tidak perlu panjang lebar.

c.    Pilihan kata yang tepat

d.    Pergunakan istilah-istilah yang sudah umum dipakai dalam surat menyurat dan jangan membuat singkatan-singkatan yang tidak umum dipakai serta pergunakan bahasa yang sopan dan hormat.

e.    Pemilihan bentuk surat yang tepat Surat sebagai sarana komunikasi tertulis sebaiknya menggunakan bentuk yang menarik sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam bentuk surat yang digunakan.

f.       Isi surat hendaknya ditulis secara terperinci dan jelas.

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:  

a.    Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

b.   Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

c.   Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

d.    Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih- lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

e.    Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

f.    Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

3.        Bentuk-Bentuk Surat

Ada 7 (tujuh) bentuk dan tataletak penulisan surat resmi yang digunakan di Indonesia.

a.         Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.

b.        Bentuk Lurus (Block Style)

Bentuk ini adalah yang paling sering digunakan di perusahaan. Instansi/ lembaga di jajaran Gerakan Pramuka seringkali menggunakan bentuk ini. Perbedaan dengan Full Block Style ada pada letak tanda tangan penanggung jawab surat.

c.         Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

d.        Bentuk Lekuk (Indented Style)

       Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.

e.         Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.

f.         Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

g.        Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

 Bentuk surat resmi yang digunakan saat ini adalah bentuk resmi gaya baru ini.

4.        Bagan Bentuk Surat

GAMBAR I BENTUK LURUS PENUH

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(3)    Tanggal surat

(2)    Nomor Surat

 

(4)    Alamat Surat

 

(5)    Hal / Perihal

 

(6)    Pembuka Surat

(7)    Pembuka Kata

 

(8)    Isi surat/ Alinea Peralihan

 

(9)    Penutup kata

 

(10)Penutup Surat

(11)Nama Badan

(12)Tanda tangan

(13)Nama

(14)Jabatan

(15)       Lampiran

(16)       Tembusan

(17)       Inisal

GAMBAR II BENTUK LURUS PENUH

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(2)    Nomor Surat

(3)    Tanggal surat

 

(4)    Alamat Surat

(5)    Hal / Perihal

 

(6)    Pembuka Surat

(7)    Pembuka Kata

 

(8)    Isi surat/ Alinea Peralihan

 

(9)    Penutup kata

 

(10)Penutup Surat

(11)Nama Badan

(12)Tanda tangan

(13)Nama

(14)Jabatan

(15)       Lampiran

(16)       Tembusan

(17)       Inisal

GAMBAR II BENTUK SETENGAH LURUS

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(2)    Nomor Surat

(3)    Tanggal surat

 

(4)    Alamat Surat

(5)    Hal / Perihal

 

(6)    Pembuka Surat

(7)    Pembuka Kata

 

(8)    Isi surat/ Alinea Peralihan

 

(9)    Penutup kata

 

(10)Penutup Surat

(11)Nama Badan

(12)Tanda tangan

(13)Nama

(14)Jabatan

(15)       Lampiran

(16)       Tembusan

(17)       Inisal

GAMBAR IV BENTUKLEKUK

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(2)    Nomor Surat

 

(3)    Tanggal surat

(4)    Alamat Surat

 

(5)    Hal / Perihal

 

(6)    Pembuka Surat

(7)    Pembuka Kata

 

(8)    Isi surat/ Alinea Peralihan

 

(9)    Penutup kata

 

(10)Penutup Surat

(11)Nama Badan

(12)Tanda tangan

(13)Nama

(14)Jabatan

(15)       Lampiran

(16)       Tembusan

(17)       Inisal

GAMBAR V BENTUK TERGANTUNG

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(2) Nomor Surat

(3)    anggal surat

 

(4)    Alamat Surat

 

(5)    Hal / Perihal

 

(6)    Pembuka Surat

(7)    Pembuka Kata

 

(8)    Isi surat/ Alinea Peralihan

 

(9)    Penutup kata

 

(10)Penutup Surat

(11)Nama Badan

(12)Tanda tangan

(13)Nama

(14)Jabatan

(15)       Lampiran

(16)       Tembusan

(17)Inisial

GAMBAR VI BENTUKRESMI INDONESIA LAMA

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(2)     Nomor Surat

(3)    Tanggal surat

(4)    Alamat Surat

(5)    Hal

(6)    Hal / Perihal

 

(7)    Pembuka Surat

(8)    Pembuka Kata

                                                                                                                                                                       

 

(9)    Isi surat/ Alinea Peralihan

 

(10)Penutup kata

 

(11)     Jabatan

(12)Tanda tangan

(13)Namalengkap

(14)NIP

(15)       Tebusan

 

GAMBAR VII BENTUKRESMI INDONESIA BARU

 

(1)    kepala Surat / kop surat

                                                                                                                                                                                      

(2)     Nomor Surat

(3)    Tanggal surat

(4)    Alamat Surat

(5)    Hal

(6)    Hal / Perihal

 

(7)    Pembuka Surat

 

(8)     Isi surat

 

(9)    Penutup Kata

 

(10)     Jabatan

(11)Tanda tangan

(12)Namalengkap

(13)NIP

                                                                

(14)       Tebusan

 

B.     Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

Setipa surat resmi terdiri atas bagian-bagian yang lengkap, baik surat niaga maupun surat resmi dinas pemerintahan. Setiap bagian surat mempunyai fungsi dan cara penulisan.  

1.    Kepala surat

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Dalam kepala surat yang lengkap tercantum:

a.       Nama lengkap instansi atau badan usaha,

b.      Alamat lengkap,

c.       Nomor telepon, teleks, kotak pos, (jika ada),

d.      Alamat kawat,

e.       Nama kantor cabang,

f.       Nama bangkernya,

g.       Jenis usaha atau aktivitasnya, dan

h.      Gambar-gambar sebagai simbol/larang.

Secara sederhana dapat dikemukakan fungsi kepala surat sebagai berikut:

a.       Untuk mengetahui nama dan alamat suatu instansi atau lembaga (pengirim surat),

b.      Sebagai identitas suatu instansi atau lembaga,

c.       Sebagai lambang/simbol suatu instansi atau lembaga, dan

d.      Sebagai alat promosi.

Contoh:

PT SERBA GUNA

JALAN NUSANTARA NOMOR 6

MAKASSAR

2.    Nomor surat

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:

a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat

c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan

d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat

e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

contoh: Nomor: 23/FAKSAS.UH/II/2014 atau No. : 23/FAKSAS.UH/II/2014

3.    Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi:

a.       Untuk memberitahukan kepada si penerima surat, kapan surat itu ditulis.

b.      Untuk memberikan informasi kepada si penerima surat, berapa lama itu diperjalanan

Contoh:

24 Mei 2014

Nama kota tidak perlu dicantumka dan tanpa tanda baca dibelakangnya.

4.    Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata Lampiran atau singkatan lamp. yang diikuti titik dua (:)   kemudian jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang dilampirkan serta tidak diikuti tanda baca.

Untuk surat resmi ada dua cara yaitu di bawah nomor (surat resmi) dan di kiri bawah (surat niaga). 

5.    Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut.

Hal surat berguna untuk

a.       Menyimpulkan isi surat,

b.       Mempermudah si penerima dalam membahas masalah,

Contoh Hal : Jadwal Ujian Semester, Hal : JADWAL UJIAN SEMESTER

6.    Nama dan alamat surat

Dalam surat menyurat resmi bahasa indonesia, alamat surat dimulai dengan kata depan kepada tanpa tanda baca. Di muka nama orang dicantumkan ucapan

penghormatan yang terhormat ( Yth.), kemudian dituliskan kata sebutan saudara (Sdr.), Bapak, Ibu Tuan (Tn.). Jika disebutkna nama jabatannya, maka tidak perlu memakai sebutan dan tanpa tanda titik.

Nama jalan hendaknya ditulis lengkap. Nama kota biasanya didahului kata depan di sebagai pengantar nama kota boleh dihilangkan. Nama kota digaris bawahi secara berimpit atau nama kota ditik dengan menggunakan huruf besar semuanya tanpa digaris bawahi dan tidak diikuti tanda baca.

Comtoh:                                                    

Kepada                                                       atau

Yth. Sdr. Ahmad Ruyadi                                       Kepada

Jalan Masjid Raya Nomor 35                     Yth. Sdr. Drs. Nur Ainun

Di                                                               Jln. Salemba Raya No. 76

Makassar                                                    JAKARTA

7.    Pembuka surat atau salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat.

8.    Pembuka kata atau alinea pembuka

Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:

a.    Dengan ini kami beritahukan bahwa ……

b.    Bersama ini kami lampirkan …..

c.    Kami mengundang …..

d.   Sesuai dengan pemberitahuan ….

e.       Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..

f.       Perkenankanlah kami melaporkan

g.      Menyambung surat kami tanggal … No. ...

Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini”dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :

a.    Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...

b.    Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...

c.    Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...

d.   Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...

e.    Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……

9.    Isi surat atau alinea peralihan

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang

 dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja.

Isi surat hendaknya disusun dengan baik, untuk itu perlu diperhatikan pedoman di bawah ini

a.    Tetapkan dahulu maksud yang akan disampaikan, diberitahukan, dikemukakan, diminta, atau dinyatakan secara jelas,

b.    Tetapkan urutan isi surat itu secara sistematis dan logis,

c.    Tuliskan isi surat iti dalam alinea-alinea yang jelas,

d.   Hendaknya dihindari penggunaan akronimdan singkatan yang belum lasim,

e.    Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang benar dan tepat, sederhana, lugas, sopan, logis, dan menarik.

f.     Bentuk surat yang tepat dan menarik,

g.    Ketikan yang serapi-rapinya.

10.    penutup kata atau alinea penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:

a.    Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

b.    Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terimakasih.

c.    Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.

d.   Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

e.    Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

11.    Salam penutup atau penutup surat

Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:

Hormat kami, Salam kami, Wassalam.

Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).

12.    Nama terang dan jabatan penanda tangan surat

Surat resmi dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Nama terang penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan menggunakan huruf besar pada awal pada awal setiap kata dan diberi garis bawah atau menggumakan huruf besar semuanya tanpa digaris bawah serta tidak diikuti tanda baca apa pun di belakang nama penanda tangan. Penempatan nama jabatan dalam surat dinas pemerintahan, nama jabatan ditulis lebih dahulu baru diikuti nama

terang dibawahnya. Sedangkan dalam surat niaga, jabatan ditempatkan dibawah nama penanda tangan. Contoh

Surat dinas                                                           Surat niaga     

Rektor,                                                                                                Hormat kami                                                              

Prof. Dr. H. Syaifullah Burhan, M. Sc.                      H. Akhmad Syrif M., S.H

NIP 130183125                                                                      Direktur

13.    Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke .beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Kata tembusan di tuliskan di sebelah kiri bawah

Contoh:

Tembusan:

1.      Yth. Dirjen Pendidikan Tinggi

2.      Yth. Dirjen Kebudayaan

14.    Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula

pengetiknya, sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

C.    Bahasa Surat

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Bahasa baku

2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

4. Efektif dan efisien

5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

Ciri paragraf yang baik:

a. mengandung kesatuan isi

b. kepaduan antar kalimat

c. ada pengembangan gagasan pokok

6. Bernalar

7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan

8. Taat asas

Contoh Surat

PT PUSPA RAYA     

Jalan Manggis Merah 55

Jakarta

 

Nomor :112/PR/V-03

Lamp   :2 (dua) lembar

Perihal :Pengiriman Pesanan Kompor

Kepada

Yth. Sdr. Andri Kusumastuti

Tokoh Indah Ria

Jalan Semangka 132

Jambi

Dengan hormat

Memenuhi pesanan surat Saudara nomor 57/IR/V/03 tanggal 2 Mei 2003 tentang pesanan 50 buah kompor gas, maka dengan ini kami ucapkan terima kasih dan barang tersebut dalam persediaan kami.

Kami akan mengirimkannya ke alamat saudara dengan kapal J-S primaga, pada tanggal 16 Mei 3003. Kompor itu kami pak dalam lima peti yang kuat. Setiap peti berisi 10 kompor, tiap-tiap peti kami beri kode dan nomor KG-1 s.d KG-5.

Bersama ini kami lampirkan selembar faktur dan selembar packinglist. Kami berharap barang tersebut sampai di tempat dengan selamat. Dan sesudahnya sisa pembayaran 40%  segera dikirimkan melalui BNI 46 sesuai dengan janji Saudara.

Atas pesanan Saaudara kami mengucapkan terima kasih. Kami tunggu pesanan selanjutnya. 

Hormat kami

Yuli Pratama

Menejer Penjualan

Tembusan:

Yth. Direktur PT Puspa Raya

YP/AM       

BAB III

PENUTUP

A.  Simpulan

1.    Dasar surat menyurat

a.       Pengertian surat

Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, oeganisasi, atau lembaga.

b.      Fungsi surat

Ø  Surat sebagai media komunikasi,

Ø  Surat sebagai bahan dokumentasi,

Ø  Surat sebagai duta suatu lembaga,

Ø  Surat sebagai tanda bukti sejarah,

Ø  Surat sebagai tanda bukti,

Ø  Surat sebagai alat pengingat,

Ø  Surat berfungsi menjamin keamanan.

c.       Syarat-syarat surat yang baik

Ø  Memahami masalah pokok yang akan disampaikan

Ø  Menurut tata bahasa yang baku

Menggunakan bahasa yang lugas

Ø  Pilihan kata yang tepat  

Ø  Pergunakan istilah-istilah yang sudah umum dipakai dalam surat menyurat

Ø  Pemilihan bentuk surat yang tepat

Ø  Isi surat hendaknya ditulis secara terperinci dan jelas.

d.      Bentuk-bentuk surat

Ø  Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Ø  Bentuk Lurus (Block Style)

Ø  Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Ø  Bentuk Lekuk (Indented Style)

Ø  Bentuk Resmi (Official Style)

Ø  Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Ø  Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

2.    Bagian-bagian surat dan fungsinya

a.    Kepala surat                                          h. Pembuka kata atau alinea pembuka 

b.    Nomor surat                                          i. Isi surat atau alinea peralihan

c.    Tanggal surat                                         j. Penutup kata atau alinea penutup

d.    Lampiran                                               k. Salam penutup atau penutup surat

e.    Hal atau perihal                                     l.  Nama terang dan jabatan penanda tangan

f.     Nama dan alamat surat                          m. Tembusan

g.    Pembuka surat atau salam pembuka      n. Iinisial

3.    Bahasa Surat

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

a.    Bahasa baku

b.    Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

c.    Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

d.   Efektif dan efisien

e.    Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

B.       Saran

Korespondensi atau surat menyurat  cukup  penting untuk dipelajari dan dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen. Dengan memahami serta mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya ilmiah.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah

aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.

Dengan terselesaikannya makalah ini sebagai bahan diskusi dan memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Bahasa Indonesia kami berharap dapat menambah pengetahun kepada pembaca dan terkhusus kapada penulis.

Maka dari itu, kami lebih berharap kepada peserta diskusi ataupun pembaca makalah ini dapat berperan aktif dalam diskusi dengan materi yang kami paparkan yaitu Korespondensi Bahasa Indonesia. 

          Kami menyadari bahwa, dalam  makalah ini terdapat kekurangan dan kesalahan baik dalam penyusunan maupun penulisan. Maka dari itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari Dosen pembimbing serta rekan-rekan mahasiswa demi kesempurnaan makalah ini serta makalah yang akan kami buat selanjutnya.

BAB III

PENUTUP

C.  Simpulan

4.    Dasar surat menyurat

e.       Pengertian surat

Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, oeganisasi, atau lembaga.

f.       Fungsi surat

Ø  Surat sebagai media komunikasi,

Ø  Surat sebagai bahan dokumentasi,

Ø  Surat sebagai duta suatu lembaga,

Ø  Surat sebagai tanda bukti sejarah,

Ø  Surat sebagai tanda bukti,

Ø  Surat sebagai alat pengingat,

Ø  Surat berfungsi menjamin keamanan.

g.      Syarat-syarat surat yang baik

Ø  Memahami masalah pokok yang akan disampaikan

Ø  Menurut tata bahasa yang baku

Ø  Menggunakan bahasa yang lugas

Ø  Pilihan kata yang tepat

Ø  Pergunakan istilah-istilah yang sudah umum dipakai dalam surat menyurat

Ø  Pemilihan bentuk surat yang tepat

Ø  Isi surat hendaknya ditulis secara terperinci dan jelas.

h.      Bentuk-bentuk surat

Ø  Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Ø  Bentuk Lurus (Block Style)

Ø  Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Ø  Bentuk Lekuk (Indented Style)

Ø  Bentuk Resmi (Official Style)

Ø  Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Ø  Bentuk Surat Resmi Gaya Baru

5.    Bagian-bagian surat dan fungsinya

h.    Kepala surat                                          h. Pembuka kata atau alinea pembuka

i.      Nomor surat                                          i. Isi surat atau alinea peralihan

j.      Tanggal surat                                        j. Penutup kata atau alinea penutup

k.    Lampiran                                              k. Salam penutup atau penutup surat

l.      Hal atau perihal                                    l.  Nama terang dan jabatan penanda tangan

m.  Nama dan alamat surat                         m. Tembusan

n.    Pembuka surat atau salam pembuka     n. Iinisial

6.    Bahasa Surat

Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

f.     Bahasa baku

g.    Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda

h.    Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat

i.      Efektif dan efisien

j.      Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf

D.      Saran

Korespondensi atau surat menyurat  cukup  penting untuk dipelajari dan dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen. Dengan memahami serta mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya ilmiah.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.

Dengan terselesaikannya makalah ini sebagai bahan diskusi dan memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Bahasa Indonesia kami berharap dapat menambah pengetahun kepada pembaca dan terkhusus kapada penulis.

Maka dari itu, kami lebih berharap kepada peserta diskusi ataupun pembaca makalah ini dapat berperan aktif dalam diskusi dengan materi yang kami paparkan yaitu Korespondensi Bahasa Indonesia. 

          Kami menyadari bahwa, dalam  makalah ini terdapat kekurangan dan kesalahan baik dalam penyusunan maupun penulisan. Maka dari itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran dari Dosen pembimbing serta rekan-rekan mahasiswa demi kesempurnaan makalah ini serta makalah yang akan kami buat selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Suprapto, S. Pd. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Bandung: Mandar Maju, 2006.

Yusuf, Nurdin dan Tansil, H. Lucia. Korespondensi Bahasa Indonesia. Makassar: PT, 1997.